Help, onze kerkgeschiedenis verdwijnt!
door Margreeth Ernens
VLISSINGEN – De toenemende digitalisering van de maatschappij stelt ook kerken vaak voor problemen, want ondanks (of misschien eerder: dankzij) het gebruik van computers is het er niet simpeler op geworden. Zo is elke kerkelijke gemeente zelf verantwoordelijk voor het eigen archief, dat op verschillende plekken in de kerk wordt opgebouwd: de kerkenraad, het college van kerkrentmeesters, het college van diakenen en andere werkgroepen/commissies hebben elk hun eigen documenten. Maar er zijn altijd ‘zwevende’ documenten en het is soms worstelen om die bijeen te houden. En hoe leg je een kerkelijk archief aan? Als dat niet goed wordt aangepakt, dreigt onze recente kerkgeschiedenis te verdwijnen naar de eeuwige datavelden.
Als stamboomonderzoeker heb ik dikwijls in het Zeeuws Archief rondgesnuffeld in kerkelijke archieven, een grote en goede bron. Dat ging om scans van papieren boeken, waarin minutieus alles over de kerkleden werd opgeschreven. Vaak zijn er in de kantlijn aantekeningen en toevoegingen gezet bij personen. Ook notulen van kerkenraadsvergaderingen zijn op die manier terug te lezen.
Eerste hulp bij archivering
De tijd dat alles met de hand werd geregistreerd ligt ver achter ons. Meestal staan gegevens en stukken bij verschillende mensen thuis op hun computer. De Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk heeft daarom een handreiking gemaakt die eerste hulp biedt bij archivering. In de handleiding wordt uiteengezet waaróm een kerkarchief belangrijk is, en hoe je dat het beste op papier én digitaal kunt bewaren. Daarbij is rekening gehouden met de privacywetgeving, de AVG.
In de handreiking wordt een mappenstructuur uitgelegd om de stukken op een handige manier in te delen. Daarbij staat tevens per categorie een bewaartermijn en wordt toegelicht wanneer de stukken openbaar kunnen worden. Ook is aangegeven wannéér stukken kunnen worden overgedragen aan een archiefinstelling, die ze definitief bewaart. Het is aan te raden in een vroeg stadium contact op te nemen met die archiefinstelling, want deze diensten hebben soms specifieke wensen waarmee rekening moet worden gehouden. Denk daarbij ook aan datadragers, want digitale systemen verouderen snel. Zo is een floppydisk, nog niet eens zo heel lang geleden het nieuwste van het nieuwste, allang niet meer in gebruik.
Ook het gebruik van lang houdbaar papier, plastic mappen, nietjes, snelhechters, plakband en paperclips komt aan de orde, want de archiefstukken kunnen door veel dingen worden aangetast. Omdat documenten gevoelig zijn voor vocht, hitte en ongedierte, worden ze op een speciale manier bewaard. Bij overdracht aan een archiefdienst moeten de archieven dan ook voldoen aan de (ministeriële) Archiefregeling 2010.
Toch papieren boeken
De handreiking doet de aanbeveling om naast een digitale registratie tevens een papieren doopboek, trouwboek en belijdenisboek bij te houden. De gegevens blijven dan goed bewaard, terwijl de AVG niet van toepassing is, omdat de boeken niet structureel doorzoekbaar zijn. De kerkelijke status van een lid wordt daarnaast ook bijgehouden in de (digitale) ledenregistratie.
Het is vanuit de kerkorde niet verplicht om een begraafboek bij te houden, de gemeente mag zelf kiezen hoe zij verschillende zaken registreert. De AVG is niet van toepassing op overleden personen. Als een gemeente een eigen begraafplaats heeft moet wél een (wettelijk voorgeschreven) administratie worden bijgehouden. Deze administratie kan niet direct openbaar worden gemaakt.
KLIK HIER om de handreiking ‘Eerste hulp bij archivering’ te downloaden.
Het LRP-systeem is slechts een momentopname
Als we het over kerkelijke archieven hebben, mag daarbij de ledenadministratie niet ontbreken, want hierin verdwijnt een deel van onze recente kerkhistorie tegenwoordig als sneeuw voor de zon. De Protestantse Kerk hanteert het LRP ofwel Landelijk Registratiesysteem Protestantse Kerk. Dit is een landelijk computerprogramma waarop alle aangesloten gemeenten sinds 2011 kunnen inloggen om mutaties op te geven.
Als iemand verhuist of zich laat uitschrijven, verdwijnt hij na twee jaar uit het historische bestand van zijn vorige gemeente, hij is dan niet meer te achterhalen. Dat heeft alles te maken met de privacywetgeving, de AVG. ,,Maar’’ , legt Henk van Loenen, LRP-adviseur van de Protestantse Kerk uit, ,,de leden van alle gemeenten tezamen vormen de leden van de Protestantse kerk, dat is geen apart bestand.’’ Met andere woorden: leden raken niet kwijt of staan dubbel geregistreerd, maar later is niet meer na te gaan in welke gemeenten zij ingeschreven hebben gestaan. Alleen in de gemeente waar men is gedoopt en/of belijdenis heeft gedaan is en blijft men geregistreerd in een doop- en belijdenisboek. Overledenen zijn wél langer dan twee jaar terug te vinden in het systeem van hun (laatste) gemeente, want op hen is de privacywet niet van toepassing. ‘
Iemand die niet is gedoopt of belijdenis heeft gedaan, maar wel is geregistreerd (een niet-lid) kan niet verhuizen binnen het LRP. Hij wordt dan uitgeschreven en verdwijnt direct uit het LRP. Van Loenen zegt dat iedere andere uitschrijving herroepbaar is. ,,Daar zit geen tijdslimiet aan, want een doop of belijdenis kan niet ongedaan worden gemaakt. Daarom staat ook in de kerkorde dat er lokaal een (papieren) doop- en belijdenisboek moet worden bijgehouden, omdat een digitaal bestand te gemakkelijk is te wissen.’’ Volgens Van Loenen wordt na de bewaartijd van twee jaar nog acht jaar ten behoeve van statistische en financiële gegevens een beperkte dataset aangehouden.
De intentie van een landelijk registratiesysteem is natuurlijk goed: zo kan het ledenbestand worden gemonitord. Maar hoewel een kerkelijk ledenregistratiesysteem niet openbaar is en de gegevens pas na ettelijke tientallen jaren publiekelijk mogen worden doorzocht, valt hier dus een groot deel van de recente kerkhistorie gewoon weg. Wat blijft zijn momentopnames die niet echt worden bewaard. Leden zijn niet meer te volgen via kerkelijke archieven, zoals vroeger. En dat is heel jammer voor latere onderzoekers.